Pengertian dan Fungsi Surat
A. Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
B. Fungsi Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan
6. Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
Syarat-syarat Surat yang Baik
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bagian-bagian Surat
Mengetahui tentang Bagian-bagian Surat merupakan salah satu syarat dan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar yang ditulis artikel kemarin (lihat di sini). Nah untuk itu, Zona Siswa pada kesempatan kali ini akan mencoba menguraikan tentang Bagian-bagian Surat. Semoga bermanfaat.
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat.
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan,Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi Surat
Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
CONTOH SURAT :
SURAT PERINTAH KERJA
Nomor : _______________
Tanggal : ______________
Proyek : _______________
Lokasi : _______________
Pada hari ini _________, tanggal ___ bulan ________, tahun _______, yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama:
Jabatan:
Alamat:
Selanjutnya disebut Pemberi Tugas
Nama:
Jabatan:
Alamat:
Selanjutnya disebut Penerima Tugas
Dengan ini Pemberi Tugas menunjuk Penerima Tugas untuk melaksanakan pekerjaan sebagaimana yang ditentukan sebagai berikut:
I. ________________________
II. ________________________
III. _______________________
IV. _______________________
Dikeluarkan di :
Pada Tanggal :
Penerima Tugas Pemberi Tugas
(–nama lengkap–) (–nama lengkap–)
MANFAAT CV
Sign InAwalHeadlineBerita PilihanNews Bisnis Lifestyle Celebrity Bola Sports Techno Kocak!RubikWarung KopiFotoVideoTVMeTubeAbout Us
KampusMinggu, 5 April 2015 - 19:10 wib
Enam Manfaat Membuat CV Berpengalaman sebagai Relawan
Afriani Susanti - Okezone A A A
Facebook
Twitter
Pinterest
Google Plus
JAKARTA - Menulis curriculum vitae (CV) adalah bagian yang terbilang sulit. Anda harus pastikan bahwa pendidikan, pengalaman, kemampuan, dan kursus yang pernah dijalani terpampang jelas. Pengalaman menjadi relawan juga bakal mempercantik CV.
Dikutip dari Her Campus, Minggu (5/4/2015), berikut ini manfaat yang bisa dipelajari bila Anda pernah tergabung menjadi relawan.
BERITA REKOMENDASI
Harapan Fresh Graduate untuk Pekerjaan Pertama
Empat Tindakan Fresh Graduate yang Tidak Profesional
Tips Menulis Surat Lamaran Kerja
1. Memiliki minat di luar akademik
Jika tujuan Anda untuk mendapatkan magang atau pekerjaan yang tidak berbayar, mungkin menjadi relawan bisa memperindah CV nanti. Pengalaman sebagai relawan menunjukkan minat dalam membangun komunitas.
2. Bisa menjadi alasan untuk mendapat pekerjaan
Pengalaman sebagai relawan menjadi penting tidak hanya untuk CV saja, tapi kadangkala pengalaman juga bisa membuka kesempatan untuk mendapatkan pekerjaan.
3. Berharga untuk dunia usaha
Pekerjaan sebagai relawan menjadi penting sebagai pengalaman kerja ketika kesempatan kerja untuk kerja tersebut datang, khususnya pada dunia usaha.
4. Menunjukkan dedikasi sebagai pekerja
Pengalaman menjadi relawan adalah kesempatan untuk mahasiswa yang menunjukkan minat serta komitmen kepada perusahaan.
5. Membantu menjadi pribadi yang lebih baik
Menjadi relawan bisa membantu Anda untuk tumbuh dan mengembangkan kemampuan yang baru.
6.Menunjukkan soft dan hard skill
Pengalaman sebagai relawan tidak hanya membuat lebih menonjol, tapi juga membantu mendapatkan keterampilan yang lain. Termasuk kemampuan berkomunikasi, tim, memecahkan masalah, dan kepemimpinan.
Urutan daftar riwayat hidup yang baik dan benar.
1. Identitas (Data Pribadi)
Anda harus mencantumkan identitas Anda dengan jelas seperti Nama jelas, Tempat tanggal lahir, Agama, Alamat, No telepon serta HP, bahkan email pun bisa Anda cantumkan. Identitas ini sangat penting untuk Anda cantumkan, sebab sebab dengan identitas pihak perusahaan akan mengenal Anda.
2. Pendidikan
Anda harus mencantumkan pendidikan yang telah Anda tempuh, baik formal maupun non formal yang memang pernah Anda ikuti. Anda harus mencantumkannya lengkap dengan tahun Anda masuk serta tahun Anda lulus, jurusan, jenjang pendidikan, serta nama dari lembaga. Untuk urutan, Anda bisa memulainya dengan pendidikan formal dan setelah itu disusul dengan pendidikan non formal seperti kursus.
3. Kemampuan
Anda harus menguraikan kemampuan yang Anda miliki sesingkat mungkin yang memang relavan dengan bidang pekerjaan yang Anda lamar. Tidak perlu Anda mencantumkan semua kemampuan yang Anda miliki, namun cukup Anda cantumkan beberapa kemampuan saja yang menurut Anda penting serta sesuai dengan posisi pekerjaan yang Anda lamar. Dan pastinya Anda harus mencantumkan kemampuan yang benar-benar Anda miliki.
4. Pengalaman kerja
Anda bisa mencantumkan beberapa deskripsi terkait pekerjaan Anda pada perusahaan sebelumnya, yang mana dilengkapi dengan pangkat, jabatan, jenis pekerjaan, prestasi, tanggung jawab, serta wewenang Anda di perusahaan tersebut. Selain itu, cantumkan pula periode Anda bekerja.
5. Pengalaman Organisasi (bila ada)
Anda juga bisa mencantumkan pengalaman Anda dalam berorganisasi yang memang relavan dengan posisi pekerjaan yang Anda llamar, namun jika memang tidak ada, maka Anda bisa melewatkan bagian ini.
6. Referensi Kerja (bila ada)
Jika memang memungkinkan, Anda bisa mencantumkan referensi ini. Referensi adalah orang yang bisa dihubungi oleh pihak perusahaan yang akan menyeleksi lamaran kerja Anda guna menanyakan beberapa hal yang sangatlah penting terkait data diri Anda. Namun satu hal yang harus Anda ingat, Anda harus mencantumkan daftar referensi yang pastinya mengetahui betul tentang Anda serta mampu memberikan informasi yang positif.
7. Pengalaman lain yang menunjang (bila ada)
Anda juga bisa mencantumkan pengalaman lain yang memang mampu menunjang “promosi diri Anda”. Dan alangkah lebih baik jika Anda mencantumkan hal yang sangatlah relavan dengan jenis pekerjaan yang saat ini akan Anda lamar. Namun jika memang tidak ada, maka Anda tidak usah mencantumkan hal ini.
Data Penting dalam Curriculum Vitae
Data-data yang diberikan di dalam contoh curriculum vitae bahasa Indonesia terbagi menjadi beberapa bagian yaitu:
1. Data pribadi
Pada bagian ini benar-benar dijelaskan secara detail dan terperinci tentang data pribadi pembuat curriculum vitae.
Data yang disajikan antara lain nama (nama lengkap dan nama panggilan), jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, status perkawinan, tinggi dan berat badan, agama, alamat lengkap, nomor telepon dan handphone, alamat email dan hal lain yang dikira layak dan harus dilampirkan pada bagian ini.
Bagian ini sangat penting untuk dimasukkan dalam contoh curriculum vitae dalam bahasa Indonesia. Dan dapat dikatakan bahwa bagian data pribadi ini adalah inti dari sebuah curriculum vitae. Data pribadi ini menyajikan informasi lengkap tentang pembuat curriculum viate.
2. Latar Belakang Pendidikan
Ini adalah salah satu bahan pertimbangan untuk memutuskan menerima si pelamar atau tidak.
Bagian latar belakang pendidikan pada contoh curriculum vitae bahasa Indonesia terbagi menjadi dua sub bagian yaitu pendidikan formal dan pendidikan non formal.
Data yang disajikan pada bagian formal adalah latar belakang pendidikan yang telah ditempuh si pembuat curriculum vitae pada tingkat pendidikan dasar, sekolah menengah dan sekolah lanjutan tingkat atas.
Juga disajikan dimana sekolah tersebut telah ditempuh dan pada tahun berapa kelulusannya.
Sedangkan bagian non formal menyajikan data tentang pendidikan ekstra sekolah yang diikuti oleh si pembuat curriculum vitae. Bisa jadi kursus-kursus, diklat atau program pendidikan lain yang telah diikuti.
Seperti yang telah dikatakan diatas bahwa bagian latar belakang pendidikan ini adalah merupakan salah satu bagian penting dalam contoh curriculum vitae maka harus benar-benar diperhatikan kerincian dan kedetailan data dan informasi yang diberikan.
Jangan sampai ada yang terlewat atau lupa untuk tidak disajikan. Bisa jadi salah satu bidang pendidikan yang telah ditempuh, pada saat itu dibutuhkan oleh pembuat lowongan pekerjaan.
3. Pengalaman Kerja
Hal lain yang juga sangat penting adalah informasi tentang latar belakang pengalaman keja. Oleh karena itu, pada contoh curriculum vitae bahasa Indonesia ini dibuatkan bagian tersendiri.
Pada bagian ini dijelaskan informasi tentang informasi lengkap pekerjaan yang pernah dijalankan oleh si pembuat curriculum vitae.
Hal ini menyangkut nama perusahaan dimana ia pernah bekerja, pada periode kapan ia bekerja, posisi apa yang pernah ia jalankan, serta tanggung jawab yang ia pikul dalam posisi itu.
Jika perlu juga disajikan data tentang penjelasan ringkas tentang pekerjaannya tersebut. Perlu diingat bahwa informasi yang diberikan pada bagian ini pun juga harus lengkap.
Walaupun pekerjaan yang telah ia jalani tidak sesuai atau tidak berhubungan dengan pekerjaan yang ia lamar saat ini, tetap saja informasi itu ditulis.
Karena kita tidak pernah tahu apakah itu nantinya justru akan menjadi sebuah pertimbangan yang baik bagi pembuat lowongan pekerjaan.
Dibagian akhir dari contoh curriculum vitae bahasa Indonesia disajikan informasi yaitu sebuah pernyataan bahwa contoh curriculum vitae bahasa Indonesia ini adalah benar-benar dibuat oleh si pembuat curriculum vitae.
Juga tempat dan tanggal pembuatannya. Hal ini sekali lagi dibuat untuk benar-benar meyakinkan bahwa si pembuat curriculum vitae-lah yang membuatnya.
Jika dianggap ada data atau informasi lain yang masih harus disajikan dalam contoh curriculum vitae bahasa Indonesia maka data tersebut haruslah tetap disajikan.
Pembagian data di atas hanya contoh saja dan masih bisa ditambah sesuai dengan kebutuhan pembuatnya. Hanya saja contoh di atas adalah data dan informasi yang kebanyakan diberikan dalam setiap contoh curriculum vitae bahasa Indonesia.
4. Pengalaman Berorganisasi
Beberapa perusahaan memerlukan informasi ini untuk melihat aktivitas sosial calon pegawainya. Dari pengalaman organisasi, dapat diketahui kemampuan seseorang bersosialisasi dan mengambil tanggung jawab secara sukarela dalam konteks tertentu.
Pengalaman organisasi juga menambah poin soft skill seseorang. Kolom pengalaman berorganisasi dalam CV sebaiknya diisi nama organisasi, jabatan dan deskripsi tugas Anda di sana, dan lamanya Anda bergabung dengan organisasi tersebut.
5. Sertifikasi Keahlian
Sertifikasi keahlian merupakan bentuk pengakuan keahlian secara formal yang diberikan sebuah institusi kepada seseorang. Keahlian ini, baik berhubungan langsung dengan pekerjaan yang dilamar maupun tidak, layak dicantumkan ke dalam CV. Pasalnya, sertifikasi ini merupakan bentuk penghargaan yang membuat pencari kerja mendapatkan nilai lebih.
Selain kelima hal di atas, CV yang baik juga hendaknya mencantumkan beberapa informasi penting lainnya yang kira-kira akan menambah ‘nilai jual’ si pencari kerja di mata perusahaan. Informasi-informasi penting tersebut mencakup berbagai pelatihan, lokakarya, atau seminar yang pernah diikuti; apa pun temanya.
Prestasi pencari kerja pun boleh dicantumkan, bersamaan dengan perincian keahliannya. Yang pasti, data pribadi mencakup nama jelas dan nomor kontak yang mudah dihubungi tak boleh ketinggalan; agar lamaran bisa ditindaklanjuti saat perusahaan merasa cocok dengan pencari kerja.
Isi Curriculum Vitae
Secara umum, curriculum vitae berisi tentang data-data:
Nama dan Alamat
Tanggal lahir
Agama
Status perkawinan
Riwayat Sekolah
Kemampuan
Pengalaman Bekerja
Foto
Ke delapan syarat di atas biasanya konten curriculum vitae atau daftar riwayat hidup. Artinya, Anda tidak boleh lupa atau kurang mencantumkan salah satu data di atas.
Refferensi :
http://arifiens.blogspot.co.id/2010/11/pengertian-dan-fungsi-surat.html?m=1
http://tata-usaha.blogspot.co.id/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html?m=1
http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html?m=1
http://contoh-surat.org/surat-perintah-kerja.html
http://m.okezone.com/read/2015/04/05/65/1129373/enam-manfaat-membuat-cv-berpengalaman-sebagai-relawan
http://tipskarir.com/urutan-penulisan-curriculum-vitae/
http://www.anneahira.com/curriculum-vitae.htm